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  期刊目录
★★★ 2013年 第9期
发挥人事档案作用为人力资源开发服务
管建辉     点击:320 次

(石家庄市新华区人事局  河北石家庄  050000)

    所谓人事档案,是记述和反映个人经历和德才的表现,以个人为单位收集、整理后集中保存起来,以备查考的文件材料。人事档案是组织人事部门合理用人、选人的重要依据。人事档案的管理和运用是人力资源管理的重要组成部分,两者相辅相成,不可分离,人力资源管理离不开人事档案提供的信息,而人事档案管理和运用直接为人力资源管理活动服务。
    一、人事档案管理对于企事业单位人力资源开发具有重大的促进作用:
    1、利于充分地发挥组织人事部门的人力资源的效力。
    通过人事档案动态地分析职工的人生轨迹,可以预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分,凡有利于企事业和社会发展的都是有用人才,只是行业和层次不同,作用各异。依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬其长,避其短,司其职,用其智,最大限度地发挥其“才效”。
    2、促进人力资源的合理配置。
    通过人事档案能够了解职工的相关信息,利于对其进行科学管理和使用。根据不同类人才的能力和特点,在企事业内部进行合理配置,因事而择人,用人以做事,将人才配置到最能发挥其作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理地流动,避免人才积压和用非所学的现象,为组织和部门发展科学地配置人力资源。
    3、有利于科学与规范地预测人力资源需求。
    影响人力资源需求的因素主要来自于组织内部,科学和规范的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求,是否有利于制定人才资源计划发挥着重要作用;因脱离现实的人事档案管理而制定的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。最终给单位和组织部门造成很大的组织和经济损失。可见,有效的人事档案管理和运用利于科学规范地预测人力资源管理之需求。
    二、做好人事档案管理有助于人力资源开发 
    1、建立科学合理的人事档案管理制度。
    在人事档案管理活动中,对不适应新形势下社会经济发展的规章制度,必须要进行改革,要建立科学合理的人事档案管理制度,人事档案管理工作根据人力资源需求设立相应类别档案库,在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;在档案的收集上要及时、完整;要严格按照不同人才的特点要求建立有“特色人才型档案”的档案库。对人力资源管理部门需要的档案与其他部门应有所区别;及时、准确更新档案, 这样才能为人力资源部门提供合适的“人才档案”。
    2、进一步提高人事档案在开发人力资源中发挥重要作用的认识。
    人事档案工作是人事工作的重要组成部分,在贯彻党的干部路线、方针、政策,加强领导班子和干部队伍建设及培养造就人才的工程中,起着难以替代的作用。因此,要把人事档案管理工作纳入领导议事日程,有关涉及干部档案的重大问题,都应提交到领导会议研究决策。领导在研究人事安排时,要确保人事档案人员配齐配强,人事档案人员要站在领导决策的高度具有较高识别人才知眼界,认识到人事档案运用对人力资源开发发挥着重要作用。
    3、树立“藏”、“用”并举,“用”重于“藏”的人事档案管理理念。
    树立“用”重“藏”新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理人员不仅具备“知人、选人、用人、留人、育人”素质,同时也要根据实际需要向人事档案部门提出适合单位或部门发展和需求的人才方案;而人事档案管理人员应增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入科室和基层中,主动了解情况,收集档案资料,如实填写职工履历表,客观、准确地撰写职工自我鉴定、自传、个人业绩材料,以展示具有自我个性特点档案资料;既要储备不同特色的人才,同时也要及时积极主动地为企事业人力资源管理提供有价值的人才信息。
    4、提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发作用的有效途径。
    过去的人事档案以其纸质材料多为主要特点。随着企事业单位人员结构的多样化,以传统的手工人事档案管理,在查找档案材料时有诸多不便,容易贻误时机,而且出错率高。由此看来,人事档案管理的现代化、高效率已经是目前迫切的要求,要建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索和联网查询,不断丰富人事档案信息的内涵,以现代化手段管理和利用档案,使之为人力资源部门选才、用才、育才、激才、留才发挥积极作用。 
    三、合理开发运用人事档案为人力资源管理服务
    现代企事业单位通常将人力资源管理分为几个不同功能,人事档案在人力资源管理的各个环节起到了十分重要的作用。
    1、人力资源规划 
    人力资源规划着手于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时,组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料,准确地掌握组织历史及发展情况,如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并对此进行分析,通过对历史数据研究和考察,对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测和谋划提供有效的档案资料。
    2、招聘筛选 
    人事档案为人力资源部门提供每位职工具有的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面内容,利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。例如在公司部门岗位出现空缺,需要在公司内部进行招聘时,人力资源管理部门在了解岗位需求,接到应聘申请后,可以由档案管理部门根据需求查阅相关职工档案,剔除不符合基本条件人员,如年龄、学历、专业等,核实符合基本条件人员的档案资料。达到合理运用人事档案,节省招聘成本,减少虚假信息,高效和准确地招聘筛选之目的。
    3、职工培训与开发 
    人事档案中记录的职工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等培训信息可以为其进一步培训提供信息支持与指导。通过对比职工人事档案中的历年参加培训情况与不同职位内容要求,找出二者之间的差距,进而确定是否需要继续进行培训,以及在哪些方面进行培训;实施培训后,将职工培训过程的表现、培训相关成绩及时记录在人事资料中,从而确保人事资料的及时、完整和准确。
    4、薪酬福利 
    自职工入职之日起其薪酬福利就与职工个人档案信息相关联。例如,制定新职工入职定薪或转正定级,需要考虑职工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位要求,又如,职工社会保险的参保、调转、以及劳动保险待遇的申请等事项要以人事档案为前提,缺少人事档案无法办理相关业务。
    5、绩效考核 
    人事档案对于绩效考核的意义尤为重要,考绩效核是对职工工作质量和工作效率的评价,它直接与职工个人利益挂钩,人事档案记录完整与否影响绩效考核公平公正与否。实施考核要有一套完善的考核材料;考核实施过程要确保各类材料填写完整且有负责人签署意见;考核结束后要及时整理考核材料,并将考核结果及时放入职工人事档案。确保绩效考核结果有据可查,避免不必要的争议,确保绩效考核工作的公平和公正。
    6、职业生涯规划 
    通过分析人事档案,可以根据职工的不同特点将其进行划分,按照工作岗位需要形成不同分类,可按从事岗位、学历、专业、性别等分类,为建立各类人才库提供基础。各类人才库要与职业发展相联系,明确每个职工现有的业绩和知识能力与职位晋升要求之差距,便于职工规划未来职业发展,实现职工的职业生涯规划。
    总之,科学利用人事档案有助于提升人力资源管理水平,发挥利用好人事档案能有效地为人力资源管理服务,人事档案工作是人力资源管理的永恒主题。只有通过人事档案的开发利用,其作用和价值才能得到充分体现。同时通过开发利用,人事档案管理工作才能充满生机和活力。将人事档案信息资源与人力资源开发相结合,达到两者相辅相成,相互促进;积极地为企事业单位领导决策、制定规划、总结经验教训、开展科学研究等各项工作服务。■

 

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